Отдел офис-регистратора
Должностные обязанности отдела офиса регистратора
- Подготовка справки университета согласно таблице по запросу Департамента послевузовского образования Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан;
- Подготовка годового отчета университета по формам ОВПО (бакалавриат) и ОВПО (магистратура, резидентура, докторантура — формы 3-НК и 1-НК), а также загрузка соответствующих сведений в базу https://stat.gov.kz/;
- Ежемесячное направление в Министерство здравоохранения Республики Казахстан сведений о движении контингента обучающихся медицинского направления, получающих образование по государственному образовательному гранту, выписок из приказов и документов в сканированном виде, заверенных подписями руководителей, для получения финансирования на оказание услуг обучающимся;
- Ежеквартальное размещение в базе https://ovpo.fincenter.kz/login отчетных сведений для получения финансирования на оказание услуг обучающимся, получающим образование по государственным образовательным грантам и грантам ТТЕ Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан, включая данные о движении контингента обучающихся, списки, выписки из приказов и сканированные документы, заверенные подписями руководителей;
- Оцифровка личных дел обучающихся всех уровней образования и внесение их электронных копий в информационные системы https://epvo.kz/ и https://platonus.ayu.edu.kz/;
- Учет, систематизация и актуализация движения контингента обучающихся на основании соответствующих приказов;
- Организация процедур назначения государственных стипендий обучающимся и проведение ежемесячного мониторинга своевременности и правильности перечисления стипендиальных выплат в информационных системах https://platonus.ayu.edu.kz/, https://epvo.kz/ и https://www.fincenter.kz/;
- Комплексное академическое и административное сопровождение обучающихся с момента их зачисления до вручения дипломов и включения в состав выпускников;
- Проверка на соответствие нормативным основаниям около 50 проектов приказов, разрабатываемых по всем направлениям, связанным с образовательным процессом обучающихся;
- Представление проектов приказов на согласование и утверждение ректору и уполномоченным должностным лицам;
- Регистрация, учет и систематизация утвержденных приказов в установленном порядке;
- Направление сканированных электронных копий приказов соответствующим факультетам и структурным подразделениям по их официальным адресам электронной почты;
- Своевременное предоставление копий приказов в бухгалтерию для осуществления финансовых операций;
- Размещение, систематизация и архивирование электронных версий приказов в облачном хранилище Google Drive;
- Заполнение базы https://www.fincenter.kz/ АО «Финансовый центр» Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан сведениями об обучающихся по государственным образовательным грантам и ожидаемых выпускниках, а также заполнение и направление запрашиваемых форм, содержащих сведения о действующем контингенте обучающихся;
- Организация процедуры выдачи дубликатов утраченных или поврежденных дипломов в соответствии с действующими нормативными требованиями;
- Подготовка и выдача дубликатов приложений к дипломам в установленном порядке;
- Ведение журнала регистрации выданных дубликатов дипломов и приложений к дипломам, а также обеспечение сохранности соответствующей документации;
- Направление в Министерство науки и высшего образования Республики Казахстан и Департамент науки и человеческих ресурсов Министерства здравоохранения Республики Казахстан сведений о контингенте обучающихся за каждый учебный год по соответствующим запросам в целях формирования бюджетных заявок на 2027–2030 годы в рамках республиканской бюджетной программы 006 «Подготовка специалистов с высшим и послевузовским образованием и оказание социальной поддержки обучающимся».
