Kayıt Ofisi Bölümünün Görev ve Sorumlulukları

• Kazakistan Cumhuriyeti Bilim ve Yükseköğretim Bakanlığı Lisansüstü Eğitim Dairesinin talebi doğrultusunda, belirlenen tablo formatlarına uygun olarak üniversiteye ilişkin bilgi ve raporların hazırlanması;
• Üniversitenin yıllık istatistiksel raporları kapsamında lisans, yüksek lisans, tıpta uzmanlık ve doktora programlarına ilişkin OVPO verilerinin (3-NK ve 1-NK formları) hazırlanması ve ilgili verilerin https://stat.gov.kz/ veri tabanına yüklenmesi;
• Devlet eğitim hibeleri kapsamında tıp eğitimi alan öğrencilere sunulan hizmetlerin finansmanının sağlanması amacıyla, öğrenci sayılarındaki değişikliklere ilişkin bilgilerin, ilgili emirlerden alınan suretlerin ve yetkili kişiler tarafından imzalanmış belgelerin taranmış kopyalarının aylık olarak Kazakistan Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığına gönderilmesi;
• Kazakistan Cumhuriyeti Bilim ve Yükseköğretim Bakanlığı tarafından finanse edilen devlet eğitim hibeleri ve TTE hibeleri kapsamında öğrenim gören öğrencilere sunulan hizmetlerin finansmanı amacıyla üç aylık raporların hazırlanması; öğrenci sayılarındaki değişikliklere ilişkin bilgilerin, öğrenci listelerinin, ilgili emirlerden alınan suretlerin ve yetkili kişiler tarafından imzalanmış belgelerin taranmış kopyalarının https://ovpo.fincenter.kz/login adresindeki sisteme yüklenmesi;
• Tüm eğitim düzeylerinde öğrenim gören öğrencilerin kişisel dosyalarının dijital ortama aktarılması ve elektronik kopyalarının https://epvo.kz/ ve https://platonus.ayu.edu.kz/ bilgi sistemlerine yüklenmesi;
• Öğrenci kayıt ve statü değişikliklerinin ilgili emirler doğrultusunda kayıt altına alınması, sistematik olarak düzenlenmesi ve güncellenmesi;
• Öğrencilere devlet bursu tahsis edilmesine ilişkin süreçlerin yürütülmesi ve burs ödemelerinin zamanında ve doğru şekilde gerçekleştirilmesinin https://platonus.ayu.edu.kz/, https://epvo.kz/ ve https://www.fincenter.kz/ sistemleri üzerinden aylık olarak izlenmesi;
• Öğrencilere kayıt işlemlerinden mezuniyet aşamasına ve diplomalarının teslimine kadar kapsamlı akademik ve idari destek sağlanması;
• Eğitim-öğretim sürecinin tüm alanlarına ilişkin yaklaşık 50 farklı türde emir taslağının yürürlükteki mevzuata ve ilgili düzenlemelere uygunluğunun incelenmesi;
• Emir taslaklarının incelenmesi, onaylanması ve imzalanması amacıyla Rektöre ve yetkili kişilere sunulması;
• Onaylanan emirlerin belirlenen usullere uygun olarak kaydedilmesi, kayıtlarının tutulması ve sistematik biçimde düzenlenmesi;
• Emirlerin taranmış elektronik kopyalarının resmî e-posta adresleri aracılığıyla ilgili fakültelere ve yapısal birimlere gönderilmesi;
• Mali işlemlerin yürütülmesini sağlamak amacıyla emir suretlerinin Muhasebe Birimine zamanında iletilmesi;
• Emirlerin elektronik kopyalarının Google Drive bulut depolama sistemine yüklenmesi, sistematik biçimde düzenlenmesi ve arşivlenmesi;
• Kazakistan Cumhuriyeti Bilim ve Yükseköğretim Bakanlığına bağlı Finans Merkezi Anonim Şirketinin https://www.fincenter.kz/ adresindeki veri tabanının güncel tutulması; devlet eğitim hibeleri kapsamında öğrenim gören öğrenciler ve mezuniyet aşamasındaki öğrenciler hakkındaki bilgilerin sisteme girilmesi, ayrıca hâlen öğrenim gören öğrencilere ilişkin talep edilen formların doldurularak ilgili kuruma gönderilmesi;
• Kaybolan veya zarar gören diplomaların yerine, yürürlükteki mevzuata uygun olarak mükerrer diploma düzenlenmesi ve teslim edilmesine ilişkin işlemlerin yürütülmesi;
• Diploma eklerinin mükerrer nüshalarının hazırlanması ve belirlenen usullere uygun olarak teslim edilmesi;
• Düzenlenen mükerrer diplomalara ve diploma eklerine ilişkin kayıt defterinin tutulması ve ilgili belgelerin usulüne uygun şekilde muhafaza edilmesi;
• Kazakistan Cumhuriyeti Bilim ve Yükseköğretim Bakanlığı ile Kazakistan Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığının Bilim ve İnsan Kaynakları Dairesinin talepleri doğrultusunda, 006 sayılı “Yükseköğretim ve Lisansüstü Eğitim Düzeylerinde Uzman Yetiştirilmesi ve Öğrencilere Sosyal Destek Sağlanması” Cumhuriyet Bütçe Programı kapsamında 2027–2030 yıllarına ilişkin bütçe başvurularının hazırlanması amacıyla, her akademik yılda öğrenim gören öğrenci sayıları ve kontenjanlarına ilişkin bilgilerin ilgili kurumlara gönderilmesi.